E-Signatur-Bedingungen (eIDAS)

Version 1.0 — Stand: März 2026

Die Aldric-Plattform unterstützt die Integration elektronischer Signaturen in Compliance-Workflows. Dieses Dokument erläutert den rechtlichen Rahmen gemäß der EU-Verordnung Nr. 910/2014 (eIDAS-Verordnung), die in der Plattform verfügbaren Signatur-Stufen und die Verantwortlichkeiten bei der Nutzung von E-Signatur-Diensten.

Dieses Dokument dient der Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Elektronische Signaturen unterliegen je nach Anwendungsfall unterschiedlichen rechtlichen Anforderungen. Für die Wahl der geeigneten Signatur-Stufe empfehlen wir die Beratung durch einen Fachanwalt.

Teil A: Rechtlicher Rahmen (eIDAS-Verordnung)

1. Was ist die eIDAS-Verordnung?

Die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) schafft einen einheitlichen Rechtsrahmen für elektronische Signaturen, Siegel und Zeitstempel in allen EU-Mitgliedstaaten. Sie gilt seit dem 1. Juli 2016 und wird durch die eIDAS-2.0-Verordnung (EU 2024/1183) weiterentwickelt.

Kernprinzipien der eIDAS-Verordnung:

Nichtdiskriminierung: Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirksamkeit nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt (Art. 25 Abs. 1 eIDAS).
Grenzüberschreitende Anerkennung: Qualifizierte elektronische Signaturen eines EU-Mitgliedstaats werden in allen anderen Mitgliedstaaten anerkannt (Art. 25 Abs. 3 eIDAS).
Technologieneutralität: Die Verordnung schreibt keine bestimmte Technologie vor.

2. Die drei Signatur-Stufen nach eIDAS

Die eIDAS-Verordnung definiert drei Stufen elektronischer Signaturen mit unterschiedlichem Sicherheitsniveau und Beweiskraft:

Stufe	Beschreibung	Beweiskraft	Typische Anwendung
Einfache elektronische Signatur (EES)	Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind (Art. 3 Nr. 10 eIDAS)	Freie Beweiswürdigung durch das Gericht	Interne Freigaben, Kenntnisnahme von Richtlinien, Standard-Workflows
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)	Eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht Identifizierung, unter alleiniger Kontrolle des Unterzeichners, nachträgliche Änderungen erkennbar (Art. 26 eIDAS)	Erhöhte Beweiskraft (Anscheinsbeweis)	Verträge, Auftragsverarbeitungsvereinbarungen (AVV), Compliance-Erklärungen
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)	Fortgeschrittene Signatur mit qualifiziertem Zertifikat, erstellt durch eine qualifizierte Signaturerstellungseinheit (Art. 3 Nr. 12 eIDAS)	Der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt (Art. 25 Abs. 2 eIDAS)	Arbeitsverträge (befristet), notarielle Vorgänge, regulatorische Meldungen

3. Formvorschriften im deutschen Recht

Im deutschen Recht gelten besondere Formvorschriften, die bei der Wahl der Signatur-Stufe zu beachten sind:

Formerfordernis	Rechtsgrundlage	Mindest-Signatur-Stufe
Textform	§ 126b BGB	EES genügt
Elektronische Form (Ersatz Schriftform)	§ 126a BGB	QES erforderlich
Schriftform	§ 126 BGB	QES oder eigenhändige Unterschrift
Öffentliche Beglaubigung / Beurkundung	§ 129 / § 128 BGB	Elektronische Signatur nicht ausreichend

Wichtig: Für bestimmte Rechtsgeschäfte (z.B. Kündigung eines Arbeitsverhältnisses, § 623 BGB; Bürgschaft, § 766 BGB) ist die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen. Prüfen Sie stets die anwendbaren Formvorschriften für Ihren konkreten Anwendungsfall.

Teil B: E-Signatur-Integration in der Aldric-Plattform

4. Unterstützte Signatur-Anbieter

Die Aldric-Plattform integriert E-Signatur-Funktionalität über standardisierte Schnittstellen (Adapter-Pattern). Folgende Anbieter werden unterstützt bzw. sind geplant:

Anbieter	Unterstützte Stufen	Status	EU-Vertrauensliste
DocuSign	EES, FES, QES (über ID-Verification)	Geplant	QES über Partnerschaft mit EU-qualifizierten Vertrauensdienstanbietern

Weitere Anbieter können über das Adapter-Pattern der Plattform angebunden werden. Die Architektur ist bewusst anbieterneutral gestaltet, um Abhängigkeiten zu vermeiden und den Wechsel zwischen Signatur-Diensten zu ermöglichen.

5. Signatur-Workflows in der Plattform

Elektronische Signaturen können in folgenden Compliance-Workflows eingesetzt werden:

Richtlinien-Freigabe: Mitarbeiter bestätigen die Kenntnisnahme von Compliance-Richtlinien (EES)
Auftragsverarbeitung (AVV): Digitale Unterzeichnung von Auftragsverarbeitungsvereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO (FES/QES empfohlen)
Vertragsmanagement: Unterzeichnung von Verträgen und Vereinbarungen im Vertragsmodul (Signatur-Stufe abhängig vom Vertragstyp)
Schulungsnachweise: Bestätigung der Teilnahme an Compliance-Schulungen (EES)
Risikobewertungen: Freigabe und Genehmigung von DSFA/DPIA-Ergebnissen (FES empfohlen)
Audit-Dokumentation: Unterzeichnung von Audit-Berichten und Maßnahmenplänen (FES empfohlen)

6. Technische Umsetzung

Die Integration elektronischer Signaturen in die Aldric-Plattform folgt diesen Prinzipien:

Adapter-Pattern: Signatur-Anbieter werden über austauschbare Adapter angebunden. Die Plattform ist nicht an einen bestimmten Anbieter gebunden.
Audit-Trail: Jeder Signaturvorgang wird im revisionssicheren Audit-Log der Plattform protokolliert (Zeitpunkt, Unterzeichner, Dokumenten-Hash, Signatur-Stufe).
Dokumenten-Integrität: Signierte Dokumente werden mit kryptographischem Hash gespeichert. Nachträgliche Änderungen sind erkennbar.
Mandantentrennung: Signatur-Konfigurationen und -Zertifikate sind strikt mandantenspezifisch (tenant_id-basiert, PostgreSQL RLS).
Langzeitarchivierung: Signierte Dokumente werden gemäß den konfigurierten Aufbewahrungsfristen im S3-kompatiblen Objektspeicher archiviert.

7. Verantwortlichkeiten

Verantwortungsbereich	CONPORT Services GmbH (Plattform-Anbieter)	Kunde (Plattform-Nutzer)
Technische Integration	Bereitstellung und Wartung der Signatur-Adapter	Konfiguration des eigenen Signatur-Kontos
Wahl der Signatur-Stufe	Empfehlungen in der Dokumentation	Eigenverantwortliche Prüfung der Formvorschriften
Signatur-Anbieter-Vertrag	Keine Vertragsbeziehung — Plattform vermittelt nur technisch	Eigener Vertrag mit dem Signatur-Anbieter (z.B. DocuSign)
Rechtliche Wirksamkeit	Keine Gewähr für rechtliche Wirksamkeit im Einzelfall	Prüfung anwendbarer Formvorschriften
Identitätsprüfung	Technische Anbindung an ID-Verification-APIs	Sicherstellung der korrekten Identitätsprüfung
Archivierung	Sichere Speicherung signierter Dokumente	Definition der Aufbewahrungsfristen

Teil C: Datenschutz und Compliance

8. Verarbeitung personenbezogener Daten

Bei der Nutzung elektronischer Signaturen werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Identifizierungsdaten: Name, E-Mail-Adresse des Unterzeichners
Signatur-Metadaten: Zeitpunkt der Signatur, IP-Adresse, verwendetes Gerät
Verifizierungsdaten: Bei QES ggf. Ausweisdaten, Video-Ident-Daten (beim Signatur-Anbieter)
Dokumenten-Referenz: Hash des signierten Dokuments

Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung:

Verarbeitung	Rechtsgrundlage
Signatur-Erstellung und -Prüfung	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung)
Audit-Protokollierung	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse: Nachweis der Signatur)
Langzeitarchivierung	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Gesetzliche Aufbewahrungspflicht)

9. Datentransfer bei Signatur-Anbietern

Bei der Nutzung externer Signatur-Anbieter kann ein Datentransfer in Drittländer stattfinden. Die Plattform informiert den Kunden transparent über:

Den Standort der Datenverarbeitung des jeweiligen Signatur-Anbieters
Anwendbare Garantien (z.B. EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln)
Die Möglichkeit, Anbieter mit ausschließlich EU-basierter Verarbeitung zu wählen

Siehe auch unsere Unterauftragsverarbeiter-Liste und die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV).

10. Aufbewahrung und Löschung

Signierte Dokumente und zugehörige Metadaten werden gemäß den vom Kunden konfigurierten Aufbewahrungsfristen gespeichert. Nach Ablauf der Frist erfolgt eine automatische Löschung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Relevante gesetzliche Aufbewahrungsfristen:

Handelsrechtlich: 6-10 Jahre (§ 257 HGB)
Steuerrechtlich: 10 Jahre (§ 147 AO)
DSGVO-Nachweispflicht: Bis 3 Jahre nach Ende der Verarbeitung (Art. 5 Abs. 2, Art. 82 DSGVO)

Teil D: Empfehlungen für Kunden

11. Wahl der richtigen Signatur-Stufe

Wir empfehlen folgende Signatur-Stufen für gängige Compliance-Anwendungsfälle:

Anwendungsfall	Empfohlene Stufe	Begründung
Kenntnisnahme interner Richtlinien	EES	Keine Formvorschrift, Nachweis der Kenntnisnahme genügt
Schulungsteilnahme-Bestätigung	EES	Dokumentationszweck, keine Formvorschrift
Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV)	FES oder QES	Art. 28 Abs. 9 DSGVO erlaubt elektronische Form
Dienstleistungsverträge (B2B)	FES	Grundsätzlich formfrei, FES bietet erhöhte Beweissicherheit
Befristete Arbeitsverträge	QES	Schriftformerfordernis (§ 14 Abs. 4 TzBfG, § 126a BGB)
Regulatorische Meldungen	QES	Häufig Schriftform vorgeschrieben

12. Best Practices

Formvorschriften prüfen: Vor der Nutzung einer E-Signatur stets die anwendbaren Formvorschriften prüfen. Im Zweifel rechtliche Beratung einholen.
Signatur-Stufe dokumentieren: Im Workflow festlegen, welche Signatur-Stufe für welchen Dokumenttyp erforderlich ist.
Identitätsprüfung sicherstellen: Bei FES und QES auf korrekte Identitätsprüfung achten.
Archivierung planen: Aufbewahrungsfristen für signierte Dokumente definieren und in der Plattform konfigurieren.
Mitarbeiter schulen: Relevante Mitarbeiter über Bedeutung und Unterschiede der Signatur-Stufen informieren.
Fallback-Prozess: Für Fälle, in denen eine elektronische Signatur nicht ausreicht, einen Prozess für handschriftliche Unterschrift vorsehen.

Kontakt und weitere Informationen

Bei Fragen zu elektronischen Signaturen in der Aldric-Plattform wenden Sie sich an:

E-Mail: info@aldric.eu

Weitere relevante Dokumente:

CONPORT Services GmbH, Alte Benninghofer Str. 24, 44263 Dortmund
Geschäftsführer: Benjamin Schowe